Prima de diciembre: experto explica cómo calcular el pago a los trabajadores y no incurrir en sanciones

Con la llegada de diciembre, millones de trabajadores en Colombia esperan el pago de la prima de servicios correspondiente al segundo semestre del año.

Esta prestación, que es un derecho laboral al que no se puede renunciar, debe ser reconocida por todos los empleadores que tengan trabajadores vinculados mediante contrato laboral, sin importar su modalidad.

De acuerdo con la normatividad vigente, la prima aplica tanto para contratos a término fijo como indefinido, por obra o labor, e incluso para quienes no trabajaron todo el semestre. En estos casos, el pago debe hacerse de manera proporcional al tiempo efectivamente laborado entre el 1 de julio y el 31 de diciembre.

Por lo anterior, y teniendo en cuenta las dudas que se puedan suscitar frente al pago, Andrés Romero, abogado especialista en Derecho Laboral de las empresas de servicios legales Godoy, explicó que la base para calcular este beneficio incluye todos los pagos de naturaleza salarial recibidos por el empleado durante ese periodo.

Esto abarca el salario ordinario, las horas extras, los recargos nocturnos o dominicales, y cualquier otro concepto que constituya salario. Es decir, “la prima refleja no solo el ingreso básico del trabajador, sino también su remuneración por trabajo suplementario o extraordinario”, señaló.

Según lo dispuesto por el Ministerio del Trabajo, la fecha límite para cancelar esta prestación social es el 20 de diciembre. El incumplimiento puede acarrear serias consecuencias para los empleadores. Entre estas, se contemplan sanciones administrativas impuestas por la cartera laboral y eventuales demandas por parte de los trabajadores, quienes pueden solicitar el pago de indemnizaciones moratorias por el retraso.

Además, el Ministerio ha reiterado la importancia de que las empresas cumplan puntualmente con esta obligación, especialmente en una temporada clave para las finanzas de los hogares colombianos.

“La prima representa un ingreso fundamental para cubrir gastos de fin de año, ponerse al día con deudas o fortalecer el ahorro familiar”, recordó el experto.

“Para los trabajadores, es clave verificar que el valor recibido corresponda correctamente al salario devengado y al tiempo laborado. En caso de inconsistencias, pueden acudir a las oficinas del Ministerio del Trabajo, a los centros de conciliación o a las inspecciones laborales para solicitar orientación y acompañamiento”, agregó.

Así se calcula el pago de la prima

En primer lugar, es importante recordar que para el cálculo de la prima deben incluirse tanto los conceptos de salario ordinario como los de salario extraordinario.

Dentro del salario ordinario se encuentran las sumas fijas pactadas en el contrato, así como los componentes variables como comisiones y bonificaciones de carácter salarial cuando así se haya acordado. En el salario extraordinario se deben considerar horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos.

El abogado Romero igualmente señaló que hacen parte de la base de liquidación otros conceptos con naturaleza salarial, como viáticos constitutivos de salario, el auxilio de transporte, cuando haya derecho a su reconocimiento y las vacaciones, tanto disfrutadas como compensadas.

Errores que puede cometer el empleador

Según el abogado Romero, entre los errores más comunes detectados en las empresas se encuentra asumir que la prima solo se paga si el trabajador laboró el semestre completo. La normativa es clara: esta prestación se liquida de manera proporcional al tiempo trabajado dentro del periodo de causación.

Asimismo, afirmó, “es frecuente que algunos empleadores omitan factores salariales relevantes para el cálculo, dejando por fuera pagos como horas extras o recargos, lo cual puede generar valores incorrectos”.

Frente a los trabajadores que no han laborado el semestre completo o cuentan con jornadas parciales, la regla se mantiene: la prima debe calcularse con base en el tiempo efectivamente trabajado.

Según el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, todos los empleados vinculados por contrato laboral, incluyendo quienes tienen jornadas parciales, tienen derecho a recibir la prima, la cual se determina sobre el salario y los conceptos salariales aplicables, liquidados proporcionalmente al periodo trabajado.

De otro lado, en materia tributaria, la prima de servicios sí tiene implicaciones en la retención en la fuente. En línea con lo previsto en el artículo 385 del Estatuto Tributario, el valor a retener corresponde al que figure frente al intervalo aplicable a la prima mínima legal de servicios en el sector privado o a la prima de navidad en el sector público.

Sanciones

“El no no pago oportuno o el pago incorrecto de la prima puede generar consecuencias administrativas y judiciales. Además del incumplimiento de una obligación consagrada en el Código Sustantivo del Trabajo, el empleador podría verse expuesto a la indemnización por falta de pago establecida en el artículo 65 del Código Laboral: hasta un día de salario por cada día de retardo durante los primeros 24 meses”, señaló Andrés Romero.

Agregó que si el incumplimiento persiste después de ese periodo, se aplicarán intereses moratorios a la tasa máxima vigente, conforme a la certificación de la Superintendencia Financiera.

Recomendaciones para las empresas

Expertos de la empresa de gestión empresarial Softland entregaron una serie de acciones concretas que deben realizar las empresas para no cometer errores al momento de pagar la prima a sus empleados.

• Actualizar el software de nómina: Verificar que la solución que utilicen contemple los nuevos recargos, horarios especiales, jornadas nocturnas y dominicales derivados de la reforma laboral. Un sistema que no incorpore esos cambios puede falsear la base para la prima.
• Realizar simulaciones con antelación: Ejecute un cálculo de prima para cada trabajador estimando diferentes escenarios (ingreso reciente, jornada especial, recargos, auxilio de transporte) para detectar errores o costos inesperados.
• Comunicarse con los empleados: Explique de forma clara cómo se calcula la prima, qué pagos incluye, por qué puede variar y cuál es la fecha límite. Esto mejora la transparencia y evita conflictos internos.
• Revisar contratos y modalidades de vinculación: Si existen trabajadores bajo contratos por prestación de servicios que deberían ser laborales, o si hay confusión en la modalidad, es buen momento para regularizar. Esto incide directamente en quién tiene o no derecho a la prima.
• Planificar el flujo de caja: El pago de la prima en diciembre representa un gasto significativo. Es recomendable prever ese desembolso en el presupuesto de cierre de año para evitar tensiones financieras.
• Aprovechar soluciones integradas: Un software ERP o de nómina automatizado puede reducir errores, agilizar el proceso y generar reportes que faciliten auditorías internas o revisión externa.