La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) recordó a los contribuyentes que mantener el Registro Único Tributario (RUT) actualizado es una obligación que debe cumplirse cada vez que se presenten modificaciones en los datos personales, de ubicación o económicos consignados en el documento.
La Dian explicó que el titular del RUT debe informar cualquier cambio en su información al organismo tributario dentro del mes siguiente a la ocurrencia del hecho generador. Ejemplos claros incluyen la modificación de la dirección de residencia, el número telefónico, el correo electrónico o la actividad económica registrada.
Este plazo responde a lo establecido en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario, que pone la responsabilidad directamente sobre el contribuyente para que mantenga sus datos al día y garantizar así la correcta comunicación con la entidad tributaria.
El ente de control aclaró que actualizar el RUT no tiene ningún costo, siempre y cuando se presenten los mismos documentos exigidos en la inscripción inicial. El trámite permite ajustar o complementar la información siempre que no se alteren datos que no son modificables por esta vía.
Entre las excepciones a la modificación están los datos de identificación, que no se pueden cambiar, y la dirección registrada, que sólo puede actualizarse hasta dos veces en un periodo de seis meses a través de los servicios virtuales. Si se supera este límite, la actualización debe realizarse de manera presencial con cita previa.
¿Qué se puede y qué no se puede cambiar?
Además del punto anterior, la Dian determinó que:
- No se pueden eliminar códigos dentro del campo de “Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias”; sólo se pueden adicionar.
- En la casilla relacionada con usuarios aduaneros solo se permiten ciertos códigos mediante autogestión, como “Exportador” e “Importador”.
Estos límites buscan preservar la integridad del registro y asegurar que no se afecten obligaciones tributarias o permisos ya establecidos por la Dian.
Actualizar el RUT en tiempo y forma garantiza la correcta recepción de notificaciones tributarias y administrativas por parte de la DIAN. Si los datos no están al día, la entidad puede asumir que la información oficial está vigente aunque no se corresponda con la situación real del contribuyente, lo que afecta desde procesos de fiscalización hasta comunicaciones sobre obligaciones tributarias.
Además, tener el RUT actualizado es indispensable para realizar diversos trámites, como participar en licitaciones públicas, firmar contratos, abrir cuentas bancarias empresariales o emitir facturación electrónica, ya que muchas entidades exigen este documento con datos vigentes.
La Dian también puede actualizar de oficio el RUT cuando detecta inconsistencias o recibe información de otras entidades con las que tiene convenios de intercambio.
Estas actualizaciones se notifican preferentemente por medios electrónicos, con el objetivo de mejorar la calidad de los datos de los contribuyentes.