¿Qué debe saber para contratar con el Estado sin perderse en el intento?

Participar en la contratación pública en Colombia no es un terreno exclusivo de grandes empresas ni de especialistas en trámites.

Así lo afirma María Isabel Alvarado Cabal, directora ejecutiva de la Unidad de Acción Vallecaucana, UAV, y el laboratorio ciudadano Mi Cali Contrata Bien, quien considera que el principal obstáculo para acceder a este mercado no es la falta de oportunidades, sino el desconocimiento y la percepción de que se trata de una opción lejana para la mayoría de los ciudadanos o compañías.

Por eso insiste en que la contratación pública es, ante todo, un ejercicio de información. Comprender cómo funciona, dónde se publica y qué exige cada proceso resulta determinante tanto para quienes buscan ofrecer bienes o servicios al Estado como para quienes quieren hacer seguimiento y control a los recursos públicos.

Para Alvarado, “lo primero es familiarizarse y conocer todas las herramientas disponibles a través de las cuales funciona o se puede participar en el mercado de compras públicas en Colombia”.

En ese proceso subraya la importancia de estar registrado y entender el funcionamiento del Sistema Electrónico de Contratación Pública, Secop, así como de conocer la normatividad vigente al respecto.

Ese acercamiento inicial debe ir acompañado del cumplimiento de una serie de requisitos formales. Es así como cualquier ciudadano u organización que aspire a contratar con el Estado debe estar inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP), contar con el Registro Único Tributario actualizado, según la actividad económica de interés, y tener vigentes los certificados de Cámara de Comercio.

A esto se suma la revisión cuidadosa de los requisitos habilitantes que exige cada entidad contratante, de acuerdo con el bien o servicio que necesita.

El acceso a la información sobre oportunidades de contratación, insiste Alvarado, está concentrado principalmente en el Secop. Allí es posible consultar procesos abiertos, en curso y adjudicados. Sin embargo, destaca una herramienta que suele pasar desapercibida: los planes anuales de adquisiciones.

Estos documentos permiten conocer con anticipación qué va a contratar una entidad, cuándo lo hará y bajo qué modalidad, lo que facilita la planeación de quienes quieren participar en el mercado de compras públicas.

Desde Mi Cali Contrata Bien, el énfasis está puesto en comprender el sentido de cada proceso. La contratación pública, señalan, no surge de manera aislada, sino que responde a planes de desarrollo y proyectos de inversión previamente definidos.

Cada licitación, compra o contrato es el mecanismo mediante el cual una entidad busca materializar un bien o un servicio que fue planteado como meta de gobierno.

Ofertar y entender los procesos

Esa lógica convierte la contratación en un asunto plenamente público. Cualquier ciudadano puede consultar los procesos, revisar los contratos ya firmados y hacer seguimiento a su ejecución.

Para el laboratorio, este carácter abierto habilita la doble posibilidad de participar como proveedor o ejercer vigilancia ciudadana. En ambos casos, el punto de partida es informarse y perder la idea de que la contratación es un espacio inaccesible.

En cuanto a los requisitos documentales, Alvarado aclara que no existe un listado único aplicable a todos los procesos. Cada entidad define exigencias específicas según lo que pretende contratar.

No obstante, hay elementos recurrentes como certificaciones que demuestran estar al día en el pago de parafiscales, estados financieros, verificación de que el proponente no esté inhabilitado para contratar con el Estado y la presentación de pólizas, como la de seriedad de la oferta.

“Los requisitos habilitantes generalmente buscan determinar la capacidad técnica, financiera y jurídica, la experiencia y la capacidad administrativa del oferente”, explica la directora ejecutiva de la UAV.

Por eso, advierte que buena parte de los errores más comunes se originan en el desconocimiento de estas reglas o en la lectura incompleta de los pliegos de condiciones.

Entre las fallas más frecuentes, menciona la presentación incompleta de documentos, certificaciones que no cumplen con las especificaciones solicitadas o experiencias que no corresponden exactamente a lo exigido por la entidad contratante: “Lo mejor es estudiar, familiarizarse con las herramientas y verificar muy bien que se estén cumpliendo a cabalidad todos los requisitos”.

Participación, vigilancia y aprendizaje

Desde la experiencia del laboratorio ciudadano, una de las principales barreras sigue siendo la percepción de que la contratación pública es algo reservado para unos pocos. Superar ese obstáculo implica entender que no todos los procesos son grandes licitaciones.

Existen modalidades como la mínima cuantía o la selección abreviada, en las que pueden participar micro, pequeñas y medianas empresas, e incluso procesos que pueden limitarse a este tipo de oferentes.

Por su parte, Alvarado recuerda que existen cursos virtuales, guías y eventos promovidos por Colombia Compra Eficiente, así como capacitaciones ofrecidas por alcaldías y gobernaciones.

Para Mi Cali Contrata Bien, estas instancias también cumplen un papel clave para orientar a quienes nunca han participado, desde la inscripción en el Secop hasta identificar procesos acordes con su capacidad.

Para quienes se acercan por primera vez, la recomendación es observar: revisar los planes anuales de adquisiciones, analizar cómo se ha contratado en años anteriores y reconocer que los primeros intentos forman parte de una curva de aprendizaje. “Hay una etapa en la que seguro participará en unos primeros procesos donde eventualmente no resulta adjudicatario, pero va adquiriendo experiencia”, afirma Alvarado.

En ese camino también es clave entender que la licitación pública no es la única puerta de entrada. Existen otras modalidades de contratación que amplían el espectro de participación y permiten a empresas de distintos tamaños ofrecer bienes y servicios al Estado.

En último término, las fuentes coinciden en que una mayor participación fortalece el sistema, pues amplían la competencia y permiten mejores decisiones públicas, mientras que más ciudadanos informados ejercen control sobre el uso de los recursos.

La contratación pública, concluyen, es uno de los principales canales mediante los cuales el Estado responde a necesidades colectivas y un espacio que también pertenece a la ciudadanía.

La pedagogía pendiente de la contratación pública

Más allá de los requisitos y las plataformas oficiales, la contratación pública enfrenta un desafío menos visible: la dificultad de muchos ciudadanos para apropiarse de un sistema que, aunque es público, suele percibirse como complejo y lejano. Así coinciden María Isabel Alvarado, directora ejecutiva de la Unidad de Acción Vallecaucana, y el laboratorio ciudadano Mi Cali Contrata Bien.

Desde la mirada ciudadana, esa complejidad técnica alimenta la percepción de que la contratación es un espacio reservado para unos pocos, cuando en realidad cualquier persona puede consultarla, hacerle seguimiento y, eventualmente, participar. La distancia cultural frente al sistema termina siendo una barrera tan fuerte como los propios requisitos formales.

El cruce de ambas visiones pone en evidencia una necesidad clave: la contratación pública no solo requiere normas claras, sino también pedagogía constante. Informarse, observar procesos anteriores y asumir que existe una curva de aprendizaje resulta fundamental, tanto para quienes buscan contratar con el Estado como para quienes ejercen control ciudadano.

Reducir esa brecha implica entender que participar no siempre significa ganar un contrato, sino conocer el sistema y reconocerlo como un espacio público. Solo así, coinciden las fuentes, la contratación puede cumplir plenamente su función de servir al interés colectivo.