Cinco claves para que las empresas eviten sanciones con la Dian por pagos de IVA, renta y retención

Las obligaciones en materia de impuestos para las empresas pueden convertirse en un problema sino hay una buena planificación.

Están los pagos de IVA, las retenciones y en mayo se suma otra exigencia fuerte como es la primera cuota del impuesto de renta.

Esa secuencia puede parecer manejable en el papel, pero en la práctica suele convertirse en uno de los momentos más delicados del trimestre para la liquidez de pymes y negocios.

Según analistas, el error está en tratar cada impuesto como si fuera un trámite separado, cuando en realidad todos terminan golpeando el mismo flujo de recursos.

Por eso, más que correr a pagar cuando llega una fecha, lo que hoy define si una compañía conserva aire o entra en aprietos es su capacidad para anticiparse, ordenar prioridades y no dejar que el calendario tributario marque el ritmo del negocio.

“Uno de los errores más costosos en una pequeña o mediana empresa es pensar que el problema tributario empieza cuando llega la fecha de vencimiento. En realidad, para ese momento se hace evidente la falta de planeación que debió ejecutarse con anticipación: procesos de provisión insuficientes, gestión inadecuada del calendario tributario y decisiones de caja tomadas sin la anticipación necesaria”, advierte Paul Vásquez, socio director de Planning Tax.

Explicó que aunque cada pago de impuesto tiene su propio plazo, para muchas empresas el efecto se siente casi por igual: menos margen de maniobra, más presión sobre las finanzas y más riesgo de cometer errores costosos.

Por eso recomienda que antes de mirar solo cuánto hay que pagar, conviene definir el orden correcto para responder.

De ahí que el experto dejó cinco recomendaciones para saber qué priorizar y cómo evitar que varios vencimientos seguidos de impuestos se conviertan en un problema de liquidez:

1. No deje para el final la retención en la fuente: Si hay una obligación que no conviene aplazar, es esta. Este impuesto no debería tratarse como “otro pago más” del mes, porque no basta con presentar la declaración: la empresa también debe tener listo el dinero para pagarla completa.

En términos simples, es de las primeras cuentas que conviene asegurar para no abrirse un problema mayor por falta de caja. Como plan B y solo en casos extraordinarios, considere la posibilidad de pagarla máximo dentro de los dos meses siguientes al vencimiento, pero esta opción implica dos cosas, la presentación de la declaración y el pago de interés de mora.

2. Revise desde ya cómo le corresponde declarar el IVA: Muchas compañías cometen un error básico: no tienen claro la periodicidad para la presentación de la declaración este impuesto. Algunas deben hacerlo cada dos meses y otras cada cuatro, según su tamaño y nivel de ingresos gravados con IVA. Por eso y desde el inicio del año, es necesario confirmar en qué grupo está su empresa. Un error en ese punto puede terminar en correcciones, pago de sanciones e intereses que presionarán más la caja.

3. No llegue a mayo esperando ver qué sobró para renta: Como este impuesto se siente más lejano que otras obligaciones del mes, muchas empresas aplazan esta obligación y cuando quieren reaccionar ya están sin margen. Lo más sano es empezar a separar recursos desde el inicio del año y de la mano con una adecuada planeación del estimado a pagar; es decir, se debe estimar el valor del tributo e identificar los créditos tributarios a favor para cubrir el pago, como las retenciones que le practicaron en el año y los anticipos a su favor.

4. No siempre es conveniente pagar primero lo más grande, sino lo más delicado: “Es mejor ordenar los pagos con otro criterio: primero lo que no admite error ni demora, después lo que está más cerca de vencerse y luego lo que se puede ir preparando con más tiempo”, indicó Paul Vásquez.

5. Gestione sus recursos y la plata cada semana, no solo cuando se acerque el vencimiento del impuesto: Esperar al cierre del mes para reunir todo suele ser una mala idea, sobre todo en negocios con una caja limitada. Lo más práctico, recomiendan, es apartar una parte fija del recaudo cada semana y dejarla reservada para cubrir las obligaciones tributarias.