Experta en protocolo le enseña los tips para lograr el éxito en su evento

Mayo 28, 2015 - 12:00 a. m. 2015-05-28 Por:
Redacción de El País

Este jueves en el Hotel Dann Carlton comienzan las conferencias del Congreso Internacional de Protocolo.

[[nid:425764;http://contenidos.elpais.com.co/elpais/sites/default/files/imagecache/563x/2015/05/piedad-maya.jpg;full;{Piedad Maya, experta en planeación de eventos y presidenta del II Congreso Internacional de Protocolo. Foto: Jorge Orozco | El País}]]

“Sufrimos mucho. Quienes nos dedicamos a la organización de eventos y al protocolo en Cali, sufrimos mucho”, confiesa Piedad Maya, toda una autoridad en materia de planeación de eventos y presidenta del II Congreso Internacional de Protocolo, que hasta el 29 de mayo se toma la ciudad. Esto  dijo:  

Ser puntuales

 “En puntualidad estamos regular. Un evento se debe comenzar 5 minutos más tarde, máximo, pero en Cali esperamos media hora, 45 minutos, una hora, hasta que la gente comienza a llegar. Eso trastoca todos los planes del organizador y es una suprema falta de respeto. Pero la solución está en cada uno: que así nos traten de bobos por llegar a tiempo, nos propongamos hacerlo, para que la puntualidad se vaya volviendo una cultura personal, de ciudad, social. La puntualidad es costumbre de reyes”. Lea también: Le decimos cómo convertirse en experto para la preparación de su evento

Confirmar asistencia

“Los que organizamos eventos sufrimos mucho, porque hay una costumbre muy caleña: decir “sí voy al evento” por pena, por no quedar mal con el otro, cuando en realidad no tenemos ni el más mínimo interés en aparecernos por allá. No importa si uno confirma y reconfirma, si manda invitaciones dos y tres veces, la gente se disculpa 5 minutos antes o simplemente no llega. Y se queda la comida hecha. Y se quedan los preparativos hechos... es una gran falta de respeto y de consideración”. 

Decir sí o no

 Hay que aprender a decir sí o no, y sostenerse. Pero lo que suele ocurrir es que la gente dice “aún no sé si voy al evento, llámeme mañana”, “en un rato le confirmo”, “aún no he decidido, en dos días resuelvo”. Y así, postergando y postergando se nos pasa la vida porque no tenemos consideración con la gente. Aprendamos a aceptar o rechazar invitaciones, y a sostener la palabra.

Respete la asignación de su silla

Si el anfitrión dispuso las mesas de una manera es por algo, es por una razón. En protocolo nada está hecho al azar. Pero uno ve amigas que se quieren sentar juntas y mueven las tarjetas de ubicación, se cambian de silla, alteran todo el orden y las parejas, sobre todo, no entienden que en una mesa no deben quedar lado a lado sino frente a frente para que puedan interactuar con las demás personas de la mesa. 

 No se aparezca con nadie 

 Hay eventos abiertos, como una exposición de arte, donde todos son bienvenidos. Pero luego hay otros eventos cerrados, donde cada silla y cada plato y cada menú están contados, pero si un invitado llega sin avisar con otra persona altera todo el plan del anfitrión. Es una gran muestra de descortesía y de respeto. Hay que llamar antes y preguntar si es posible ir con alguien más, pero estar preparados para que le digan sin pena que no. 

Los colados

Siempre están presentes. Son los mismos 20, ya los tenemos identificados. Se inventan que vienen de parte de medios de comunicación y uno sabe que no es cierto. ¿Por qué lo hacen?  He llegado a pensar que son personas muy solas que necesitan reunirse con otros, o lo hacen para entretenerse.

Cancele con tiempo

Si cambió de planes y no puede asistir a un evento, cancele con 24 horas de anticipación. No 5 minutos antes. 

No sea el anfitrión en rulos

Como somos tan impuntuales creemos que los demás también lo son, por eso llega un invitado puntual y el anfirión no está preparado, sale la señora con rulos. Esto es imperdonable. Hay que tener dominio de los tiempos.

No retrase la comida

Es una costumbre difundida pero fatal, dar la comida a la media noche. La gente lo hace porque “si les doy la comida primero se me van”, pero el orden es este: primero la comida, luego la fiesta y el licor. No al revés. 

Vistase para la ocasión

A veces somos muy tropicales, confundimos sencillez con desfachatez. Al evento hay que dignificarlo con nuestro vestuario. Si un anfitrión se esmera tanto por hacer de su evento algo especial, ¿por qué llegar vestidos como si no nos importara? Con la ropa también agradezco a mi anfitrión. En protocolo todo significa, todo cuenta, todo dice algo.

En caso de duda, infórmese

Conocí el caso de un jefe que invitó a su empleado a un bufet en un hotel, y el empleado no quiso desayunar nada porque le daba pena, nunca había estado en un bufet. Para desenvolverse en el mundo laboral no basta con trabajar bien, hay que tener bagaje cultural y, si no lo tienen, aprovechen espacios como el Congreso de Protocolo. 

Congreso de Protocolo Inaugurado: el miércoles en  horas  de la tarde se llevó a cabo el coctel de   inauguración del II Congreso Internacional de Protocolo, en las instalaciones de la Casa Cívica de Cali (Casa Sociedad de Mejoras Públicas de Cali), en la Cra. 4. No.6-76. Homenajeados:Se impuso la medalla  al mérito en protocolo a tres ciudadanos ilustres: Humbergo González Narváez, Fray Luis Javier Uribe y Jorge Fernández y Vásquez. Países  El II Congreso Internacional de Protocolo contará con la presencia de unos de los más prestantes representantes del protocolo gubernamental y de empresa privada en América y en Europa.  Estarán presentes ponentes de Chile, Costa Rica, Ecuador, España, Estados Unidos, México, Panamá, Puerto Rico, Venezuela y  Colombia con temas como la hotelería, eventos, turismo, ocio, recreación, grandes acontecimientos, entre otros.   Consulte  la programación del Congreso de Protocolo en la página www.congresointernacionaldeprotocolo.com.
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