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Claves para que el trabajo virtual sea más productivo

Julio 19, 2020 - 11:55 p. m. Por:
 Redacción de El País

Las reuniones virtuales son una alternativa que facilita la comunicación entre los equipos de trabajo y permite mantener el trabajo en casa

Especial para El País

La emergencia sanitaria que enfrenta el mundo ha provocado cambios laborales en las organizaciones. En Colombia se estima que hay 6 millones de personas trabajando en casa.

Todo ellos están haciendo uso de las nuevas tecnologías para seguir en contacto con sus jefes, clientes, proveedores, consumidores, entre otros.
Por eso se volvieron tan populares aplicaciones como Zoom, que solo la primera semana del aislamiento en Colombia, tuvo 180.000 descargas
Según la empresa Sensor Tower, esta aplicación superó a la popular TikTok del primer lugar de descargas, durante el segundo trimestre del 2020, con 94 millones de descargas.

Asimismo, en el puesto 6 de este escalafón está Google Meet, le sigue Messenger y Microsoft Teams, también herramientas usadas, entre otras cosas para reuniones virtuales.

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¿Cómo ser productivo?

Una de las preocupaciones de los líderes en las organizaciones es cómo sacar mayor provecho de las reuniones virtuales y ser más productivo desde casa.

Felipe Sánchez, gerente de la empresa caleña Wekall, considera que hay tres elementos básicos para tener reuniones exitosas:

  • Tener una agenda clara. “Como sucede en las reuniones físicas si tienes una agenda definida y corta, que no supere la hora, se tienen mayores garantías de productividad. No se recomienda extender las reuniones de más tiempo”, comentó.

  • Espacios adecuados. No solo un sitio específico para el trabajo sino que este permita una buena visibilidad. “Muchas veces las personas escogen la ventana, pero esta genera contraluz, lo cual no conviene al ambiente de la reunión virtual”.

  • Manejar los contratiempos. “Al trabajar en casa estamos invadiendo el espacio de los niños y tenemos que acostumbrarnos a las interrupciones. Lo recomendable es escucharlos, suspender unos segundos y continuar para no generar más estrés en casa. Este punto es clave y todos deben entender cuando esto sucede y ser pacientes con situaciones como esta”, dijo Sánchez.



“Lo anterior, requiere la socialización del plan de objetivos, tanto del área como los de cada uno de los colaboradores, de tal manera que todos tengan claro lo que se busca lograr. La empresa puede llevar el control de tiempos en cada una de las actividades, si el negocio lo requiere”, dijo.

Para ser más productivo recomiendan: Organizar el espacio de trabajo, planificar las tareas y fijar metas de corto plazo, realizar descansos y comunicarse con el equipo.

Igualmente, se debe llevar el control de las horas invertidas en cada actividad, indicándole a los colaboradores que esto tiene como único fin enfocar o apoyar mejor al equipo para cumplir con una tarea dentro de los tiempos determinados”.

Felipe Sánchez coincidió en que es clave el manejo de indicadores para conocer resultados de las actividades y niveles de respuesta frente a las necesidades de los clientes.

Todo esto sin olvidar que el Ministerio de Trabajo recomendó que las empresas deben promover espacios de pausas activas y sugiere no programar reuniones virtuales seguidas. También dispuso que las horas de trabajo deben distribuirse en al menos dos secciones al día.

Otras acciones

Para sacar provecho de las reuniones virtuales especialistas de Microsoft recomiendan: grabar las reuniones, en especial cuando no todos los colaboradores pueden asistir y mantener la cámara encendida, ya que la mayor parte de la comunicación se realiza a través del lenguaje corporal.

Otros expertos en el tema también sugieren verificar el nivel de atención y concentración de la audiencia, ya que al estar conectados varios grupos es probable que haya distracciones.

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